Personvern

Anello, levert av Idrettsregnskap AS (org.nr. 918 315 217), behandler personopplysninger i tråd med GDPR og norsk personopplysningslov. Denne erklæringen forklarer hva vi samler inn, hvorfor vi gjør det, hvem som får se det og hvilke rettigheter du har. Vi har skrevet den slik at den skal stemme med hvordan systemet faktisk virker — også der svaret er mindre pent enn en standardformulering.

Hvem er ansvarlig for hva

Ansvaret er delt i to. For regnskapsdataene — bilag, utlegg, medlemmer, leverandører og alt foreningen fører i Anello — er det foreningen selv som er behandlingsansvarlig, og Idrettsregnskap AS er databehandler som behandler opplysningene på foreningens vegne og etter foreningens instruks. Det reguleres i databehandleravtalen mellom foreningen og oss. For opplysningene om selve kundeforholdet — foreningens kontaktpersoner, innlogging, fakturering av abonnementet og support — er Idrettsregnskap AS behandlingsansvarlig. Kjøper foreningen regnskapsføring av oss i tillegg til systemet, er vi også behandlingsansvarlig for det arbeidet vi som regnskapsfører er pålagt etter lov. Idrettsregnskap AS, Grev Wedels gate 1, 3111 Tønsberg. Kontakt: post@anello.no.

Hvilke opplysninger vi behandler

Vi behandler navn, e-postadresse, telefonnummer og bankkontonummer. Fødselsnummer behandles kun der det er strengt nødvendig for innrapportering til Skatteetaten, og logges aldri. Vi behandler også bilder av kvitteringer, bilag og fakturaer dere laster opp, innholdet i bilag som mottas på EHF eller e-post, og bankbevegelser som hentes fra foreningens bankkonto etter at noen med signaturrett har gitt samtykke i banken.

Om kontonummer

Kontonummeret en privatperson oppgir for å få utlegg, kjøregodtgjørelse eller honorar refundert, er kryptert i databasen. Det betyr at nummeret ikke kan leses ut av en sikkerhetskopi eller et databaseuttrekk på avveie. Du og de som skal behandle kravet — foreningens godkjenner og regnskapsfører — ser fortsatt nummeret i skjemaet og på bilaget, for utbetalingen kan ikke gjennomføres uten. Krypteringen verner altså mot at dataene lekker ut av systemet, ikke mot dem som har lovlig tilgang inne i det. I tillegg lagrer vi en maskert versjon (kun de fire siste sifrene) og bruker den der hele nummeret ikke trengs, og opplysningen slettes når oppbevaringsplikten er ute. Foreningens eget kontonummer er derimot ikke kryptert: det står på fakturaene foreningen sender ut og i offentlige registre, så kryptering ville gitt en falsk trygghet uten reell effekt.

Formålet med behandlingen

Opplysningene brukes for å levere regnskaps- og utleggsbehandling, sikre korrekt utbetaling, oppfylle bokførings- og skattekrav, og kommunisere med deg som bruker. Behandlingsgrunnlaget er avtalen med foreningen (GDPR art. 6 nr. 1 b), rettslig forpliktelse etter bokførings-, regnskaps- og skattelovgivningen (art. 6 nr. 1 c), og for enkelte funksjoner vår berettigede interesse i å drifte og sikre tjenesten (art. 6 nr. 1 f). Vi bruker ikke personopplysninger til markedsføring uten samtykke, og vi selger dem aldri videre.

Bruk av kunstig intelligens

Anello bruker en AI-tjeneste fra Google (Gemini) til å lese kvitteringer og bilag og til å foreslå bokføring. Når et bilag lastes opp — i utleggsskjemaet, i chatten eller via bilagsmottaket — sendes selve bildet eller dokumentet til Google for tolkning. Det betyr at opplysningene som står i dokumentet også behandles av Google: typisk navn, beløp, dato, leverandør, formål og i noen tilfeller kontonummer. Google opptrer som vår databehandler, og vi bruker et betalt tjenestenivå der innholdet ikke brukes til å trene Googles modeller. Behandlingen kan skje på servere utenfor EØS; overføringen skjer i så fall på EUs standard personvernbestemmelser (SCC). AI-en foreslår — den bokfører ingenting selv. Et menneske godkjenner hvert bilag, og foreningen kan velge å registrere bilag manuelt uten AI.

Underleverandører

For å levere tjenesten bruker vi disse databehandlerne. Flere av dem er etablert i USA eller kan behandle opplysninger utenfor EØS; overføring skjer da på EUs standard personvernbestemmelser (SCC). Vi varsler foreningen før vi tar i bruk en ny underleverandør som behandler personopplysninger.

• Vercel — Drift av applikasjonen. Serverfunksjonene kjører i Stockholm.
• Railway — Drift av databasen med regnskaps- og brukerdata.
• Google (Gemini) — AI-tolkning av kvitteringer, bilag og bokføringsforslag.
• Google (Gmail) — Utsending av e-post fra tjenesten og mottak av bilag sendt til foreningens bilagsadresse.
• Cloudflare (R2) — Lagring av kvitteringer, bilag og vedlegg.
• ZTL Payments — Bankintegrasjon: henting av kontoinformasjon og gjennomføring av betalinger.
• Vipps — Innlogging og identifisering i utleggsportalen.
• Jcloud — Sending og mottak av fakturaer i EHF-formatet.
• Sentry — Feilovervåking. Personopplysninger filtreres bort før feilmeldinger sendes.
• Tripletex — Kun ved migrering: import av foreningens eksisterende regnskap.

Lagring og sletting

Bilag og regnskapsdokumenter lagres i minst 5 år etter regnskapsårets slutt, slik bokføringsloven § 13 krever. I den perioden kan vi ikke slette dem, heller ikke på forespørsel — oppbevaringsplikten går foran. Personopplysninger som ikke er knyttet til bokføringspliktig dokumentasjon slettes når formålet er oppfylt, eller på din forespørsel. Opplysninger om kundeforholdet slettes senest ett år etter at avtalen er avsluttet, med unntak av det vi må beholde etter regnskaps- og bokføringsregler.

Sikkerhet

All trafikk går kryptert (HTTPS), og databasen og fillageret er kryptert der de lagres. Passord lagres som bcrypt-hasher og kan ikke leses tilbake — heller ikke av oss. Tilgang til en forenings data er begrenset til foreningens egne brukere og eventuelt regnskapsbyrået foreningen har engasjert, og hver bruker ser bare det rollen gir tilgang til. Vi logger aldri fødselsnummer eller passord. Ved et brudd på personopplysningssikkerheten varsler vi foreningen uten ugrunnet opphold, og Datatilsynet der loven krever det.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning og dataportabilitet. Gjelder henvendelsen regnskapsdata i en forening, er det foreningen som er behandlingsansvarlig — kontakt foreningen direkte, eller oss, så videreformidler vi. Ellers kan du sende en e-post til post@anello.no. Du har også rett til å klage til Datatilsynet (datatilsynet.no).